Talento Sénior: Formadores para la Acogida e Integración de Nuevos Empleados. (On boarding process)

On the job training

Revisando los procesos de acogida e integración de nuevos empleados

La incorporación de un nuevo profesional al trabajo requiere de un período de integración que no siempre puede suponer una fase de entrenamiento y formación previa al trabajo real. Sobre todo desde que las nuevas incorporaciones se producen por goteo y espaciados en el tiempo. En muchas ocasiones esta fase de acogida e integración debe desarrollarse en el mismo puesto de trabajo recurriendo de manera informal a los compañeros de trabajo o en algunos casos a la figura del tutor al que recurrir en caso de duda.

En procesos en los que es necesaria una integración rápida del trabajador en el puesto de trabajo, dada la incertidumbre sobre el tiempo en el que permanecerá en este destino, por los altos índices de rotación del personal o por otros motivos, es necesaria una figura que se ocupe de esa formación de acogida en el mismo puesto de trabajo, de forma que el recién incorporado haga de sombra de este formador o mentor mientras desempeña sus tareas habituales y ésta sea la manera de trasmitir la cultura interna, los pasos a realizar en los procesos más habituales, las excepciones, el conocimiento de quién es quién en el equipo y quién sabe qué.

Este proceso de integración debe ser lo más breve posible por lo que es necesario que cada formador de integración planifique la jornada o jornadas de integración paso a paso y disponga de recursos metodológicos que aseguren el aprendizaje y la transferencia de ese aprendizaje al trabajo cotidiano del recién incorporado y no se deje a la improvisación o a los requerimientos del recién incorporado sino que sea un proceso planificado de conocimiento profundo de las características y tareas que constituyen el puesto de trabajo concreto de este nuevo profesional.

Estamos hablando por lo tanto de transmisión del conocimiento tácito, el que se adquiere por la experiencia y la práctica en el lugar de trabajo, no del conocimiento explícito que puede recogerse en un manual de procedimiento. Este tipo de conocimiento se transmite a través del “modelaje” tal como decía Einstein: “Dar ejemplo no es la principal manera de enseñar a los demás, es la única”, (haciendo el nuevo empleado de sombra), la mentoría (mentoring) que es una herramienta de aprendizaje a través de la cual una persona de más experiencia guía, ayuda, alienta y da apoyo a otra para desarrollar todo su potencial para aplicarlo en todas las situaciones de la vida personal y profesional , obteniendo los mejores resultados y consiguiendo los objetivos propuestos y la narrativa (storytelling), ya que las historias nos permiten integrar en nuestro propio bagaje experiencias ajenas.

En las sesiones de integración se trabajan competencias y habilidades, más que conocimientos, tales como: Planificación, Solución de Problemas, Toma de decisiones, Gestión de Individuos y situaciones, Conciencia de Organización, Adaptabilidad, Persistencia…,

Los formadores de acogida e integración deben ser voluntarios y responder a un perfil determinado, además de tener una cierta antigüedad en el puesto de trabajo y utilizan la metodología que proviene del mentoring para conectar con los recién incorporados:

Preguntan para que los aprendices encuentren por sí mismos las respuestas, escuchan para conocer las necesidades reales y los estilos de aprendizaje de cada aprendiz y responden con el relato de su propia experiencia y con nuevas preguntas que permitan al aprendiz avanzar en su conocimiento de la organización y sus procesos.

En todas las organizaciones existen mentores naturales, aquellos profesionales que de forma espontánea forman y aconsejan a los nuevos empleados. A éstos debemos dirigirnos y a éstos es a los que hay que dotarles de recursos y metodologías para que su labor sea más efectiva y requiera por su parte menor esfuerzo.

Y una vez finalizado el proceso de integración, la Gestión del Conocimiento y la experiencia de todos los profesionales de la organización, debe convertirse en un recurso de uso cotidiano, a través de las comunidades de aprendizaje y de práctica (PLN) que empiezan a proliferar en las organizaciones y que promueven justamente la conversión en "maestros" de todos los empleados, como forma de gestionar el conocimiento interno, promover el aprendizaje permanente y construir así la inteligencia colectiva de la organización. Si quieres aprender, enseña, dijo ya Cicerón.

Las comunidades de aprendizaje requieren de una tecnología de bajo coste, una comunidad online, que sirva de escaparate a los "formadores de integración" y a los "aprendices" y un espacio colaborativo también online que sirva de repositorio de los acuerdos, proyectos y nuevas creaciones conjuntas (wiki) que se produzcan.

sombra

El proceso de formación de los "Formadores de Acogida e Integración" tendría los siguientes,

Objetivos:

Dotar a los formadores de acogida de las herramientas y metodologías necesarias para desarrollar sesiones de trabajo real con profesionales recientemente incorporados a la organización, de forma que adquieran los valores constitutivos de la organización, comprendan los procesos y sistemas de trabajo y se integren de forma óptima en la organización.

Y plantearía los siguientes,

TEMAS A ABORDAR

•      ¿Formadores de Acogida? Diferencias entre formador/tutor/coach/mentor.

•      Características obligaciones y funciones del formador de acogida.

•      El ciclo de integración como ciclo de aprendizaje.

•      Planificación del proceso de integración.

•      La formación en el lugar de trabajo: Aprender haciendo:

•      Modelaje. Mentoría. Narrativa.

•      Dar y recibir feed-back.

•      Escucha Activa

•      Habilidades de planteamiento de preguntas (Mayéutica)

•      Transmisión del conocimiento tácito: Narrativas (Storytelling)

•      Motivación: técnicas de gamificación.

•      Técnicas de Orientación Profesional

•      Técnicas de comunicación efectiva online (correo electrónico, mensajería breve)

•      Técnicas de resolución de conflictos.

METODOLOGÍA

Cada formador de acogida elaborará una guía de acogida que recoja los procesos, tareas e incidencias más frecuentes de su puesto de trabajo y las propuestas pedagógicas para cada uno de estos puntos.

Efectivamente, este perfil requiere un profesional SÉNIOR, que más que "edad", tenga antigüedad suficiente en la empresa para poder transmitir de forma concisa y rápida los principales procesos y escollos que el nuevo empleado se va a encontrar.